Тайм-менеджмент — умение правильно распоряжаться своим временем. С помощью разных техник можно лучше планировать дела, экономить силы и успевать больше за день. Тайм-менеджмент помогает лучше организовывать себя и рабочие задачи.
Рассказываем о 15 проверенных методах управления временем, а также расскажем, в чём минусы тайм-менеджмента. Проще говоря, представьте, что за день вам предстоит провести несколько встреч на работе, забрать заказ из магазина, приготовить ужин, позвонить родителям и заняться самообразованием.
Если не организовать день заранее, велика вероятность, что что-то из этого останется невыполненным или затянется допоздна.
Эту проблему решает тайм-менеджмент. Когда непонятно, с чего начать, стоит расставить приоритеты. Для этого подойдёт матрица Эйзенхауэра : она помогает понять, что важно и срочно, а что только отвлекает.
Ещё есть правило Парето — оно говорит, что 80% результата приходит от 20% усилий, поэтому важно выделять главное. Это только часть методов и принципов тайм-менеджмента, которые могут вам помочь. Основные принципы тайм-менеджмента Почти все методы управления временем основаны на трёх основных элементах — «китах»: приоритизации, планировании и структурировании: Приоритизация подразумевает определение срочности, сложности и важности задачи перед её выполнением.
Планирование предполагает, что для успешного завершения дела необходимо определить оптимальное время для его выполнения и оценить затраты времени.
Структурирование же связано с тем, как отслеживать процесс выполнения и конечный результат задачи.
Большинство техник тайм-менеджмента делают акцент на структурировании и приоритизации, а только немногие — на сочетании всех трёх компонентов одновременно.
Популярные методы тайм-менеджмента В одном из прошлых материалов мы уже рассказали про пять популярных техник управления временем. Углубимся в тему и опишем подробнее 15 подходов к тайм-менеджменту.
«Метод помидора», или «Система 25 минут» Техника Pomodoro — простой метод управления временем, который помогает работать продуктивно за счёт чередования коротких рабочих сессий (по 25 минут) и коротких перерывов (по 5 минут).
После четырёх таких циклов делается длинный перерыв (15–20 минут). Нужно сначала выбрать приоритетные задачи из списка, работать концентрированно до сигнала таймера, затем обязательно сделать перерыв.
Если не успели, продолжайте в следующий цикл. Подробно суть расписана в книге Штаффана Нётеберга «Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут» .
Метод универсален, его применяют и для учёбы, и для работы, и для бытовых дел. Подходит для мелких и рутинных задач, но неудобен для крупных, которые сложно разбить на равные 25-минутные отрезки.
Для Pomodoro доступны десятки разработок и приложений под Windows, iOS и Android. Автор метода: Франческо Чирилло, который впервые использовал кухонный таймер в виде помидора. Подтверждение эффективности: эффективность Pomodoro подтверждают не только исследования Чирилло.
Например, Федерико Гоббо и Маттео Ваккари выяснили, что программисты показывают лучшие результаты при работе по этой методике . Кроме того, доктор психологических наук Дэвид Ноуэлл активно использует Pomodoro и подробно объясняет её преимущества .
Метод «90 на 30» Суть техники в том, что вы работаете на протяжении 90 минут, а затем отдыхаете 30 минут.
После перерыва цикл повторяется, то есть полный цикл занимает два часа. Рекомендуется первые циклы посвящать наиболее важным и сложным задачам, а последующие — менее приоритетным делам. Есть и модификация этого метода — вариант «52 на 17».
В этом случае цикл состоит из 52 минут работы и 17 минут отдыха. Такой подход подойдёт тем, кому сложно оставаться продуктивным в течение полутора часов без паузы. Эта техника универсальна и особенно хорошо подойдёт людям, склонным планировать задачи по временным отрезкам и структурировать рабочий процесс.
Чтобы определить, какой вариант лучше подходит именно вам, попробуйте поработать в обоих режимах.
Автор метода: Тони Шварц, писатель, блогер и основатель компании The Energy Project. Подтверждение эффективности: исследования Перетза Лафи из Йеля показали , что 90 минут — оптимальное время для концентрации на одной задаче.
Основываясь на этих данных и работах Натана Клейтмана о 90‑минутных циклах бодрствования и отдыха, Тони Шварц создал метод 90 минут. Хотя учёные считают, что на восстановление достаточно 20 минут, практические исследования отмечают, что 30‑минутный перерыв эффективнее.
Подробнее об опыте применения метода можно прочитать здесь: The 90/30, 8/10 Rule (на английском языке) . Принцип «девяти дел», или принцип «1–3–5» Правило «1–3–5» предполагает, что за один день вы планируете выполнить одну большую задачу, три задачи средней важности и пять маленьких дел.
Такое распределение основано на понимании того, что полностью выполнить длинный список дел вряд ли получится, но сделать хотя бы одну важную задачу — реально.
«Большая», «средняя» и «маленькая» задача — это не только параметры по объёму, но и по степени значимости.
Средние важные задачи не критичны, но полезны, маленькие — необязательные и не создадут проблем, если их не удастся выполнить. Подтверждение эффективности: исследования в области продуктивности и самоорганизации показывают , что человек действительно способен качественно выполнять ограниченное количество задач за день.
Также известно, что постановка чётких, ограниченных по количеству и значимости задач на день помогает снизить тревожность, повысить удовольствие от работы и облегчить достижение целей.
Принцип трёх дел Принцип трёх дел — техника планирования личной эффективности, которая заключается в том, чтобы каждый день выделять и выполнять три самые важные задачи.
В отличие от бесконечных списков дел или расстановки задач по времени, вы фокусируетесь только на приоритетах — тех действиях, которые реально приблизят к целям.
Остальные, менее значимые задачи временно откладываются, чтобы не расходовать внимание и усилия на рутину. Автор метода: Крис Бейли — канадский писатель, консультант по продуктивности, автор книги «Мой продуктивный год» («The Productivity Project») , в которой и описан этот подход.
Подтверждение эффективности: метод получил широкое распространение среди предпринимателей и специалистов по тайм-менеджменту.
Многие отмечают, что после внедрения этого принципа реальные достижения выросли: стало легче не отвлекаться на мелочи, снизился уровень стресса из-за перегруженных списков дел. Специалисты и авторы книг Брайан Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!» и «Получение результатов по методу Agile: система личных результатов для работы и жизни» Дж.
Д. Мейер, автор из топ-менеджмента компании Microsoft подтверждают: ограничение количества приоритетных задач в течение дня способствует лучшей концентрации и высокому качеству их выполнения.
Техника временных блоков Метод временных блоков заключается в том, чтобы заранее выделять на каждую задачу определённый промежуток времени и в течение этого времени заниматься только ею.
Такой подход помогает не только увидеть, сколько времени реально занимает каждое дело, но и чётко определить, когда ими нужно заниматься.
В результате список дел становится более реалистичным и выполнимым. Автор метода: метод временных блоков (Time Blocking) широко популярен благодаря таким экспертам по продуктивности, как Кэл Ньюпорт (Cal Newport), автор книг о глубокой работе и сосредоточенности — «Глубокая работа» («Deep Work»).
Подтверждение эффективности: многие отмечают, что обычные списки задач часто не работают, так как не учитывают, сколько времени уходит на выполнение каждой из них, а также не определяют их порядок в течение дня.
Метод временных блоков решает обе эти проблемы: заранее резервируется время для каждой задачи, и в этот период исключаются любые отвлекающие факторы.
Такой подход особенно эффективно работает для дисциплинированных людей, умеющих следовать графикам, и позволяет более трезво планировать рабочий день.
Метод GTD GTD (Getting Things Done) — система организации дел, помогающая доводить задачи до завершения и эффективнее работать с информацией. Основная идея метода — фиксировать все задачи, планы и идеи в едином месте.
Это может быть цифровой файл или блокнот, чтобы ничего не забыть и не хранить дела в памяти. Далее эта информация (Inbox) регулярно сортируется по категориям (например, «Работа», «Учёба», «Дом»), каждой задаче присваивается статус: - если она требует немедленного действия и занимает меньше двух минут — выполнить сразу; - если дело неактуальное, оно удаляется или перемещается в «когда-нибудь».
Остальные задачи попадают в план, переносятся на определённый срок в календарь или делегируются другим.
После распределения приступают к выполнению по намеченному плану. Главные принципы GTD — отсутствие мультизадачности (делаете только одно дело в один момент), обязательная фиксация всей информации, конкретизация плана действий вместо абстрактных списков, индивидуальный выбор удобной системы хранения информации и фокус на поиске решения для каждой задачи, а не на переживаниях по поводу проблем.
Автор метода: Дэвид Аллен, бизнес-тренер.
Подтверждение эффективности: несмотря на сложность, GTD широко используют по всему миру как частные лица, так и компании.
Его ценят за структурированность подхода и снижение нагрузки на память. Метод ZTD Метод ZTD (Zen to Done) — это упрощённая система управления временем и делами, созданная на базе Getting Things Done (GTD).
Всё держится на 10 простых правилах: - Фиксируй всё — записывай задачи, идеи, вопросы. - Быстро разбирай— не копи, сразу обрабатывай. - Сортируй — раскладывай по категориям и темам.
- Планируй заранее — важные дела не оставляй на потом. - Делай одно дело за раз — мультизадачность мешает. - Короткие списки — чётко, без лишнего. - Режим дня — стабильность повышает продуктивность.
- Регулярно чисти — удаляй лишнее, обновляй актуальное. - Анализируй — смотри, что работает, а что нет. - Фокус на интересе — вкладывай силы в то, что действительно важно для тебя. Автор метода: Лео Бабаута, автор популярного англоязычного блога Zen Habits о личной эффективности и тайм-менеджменте.
Он разработал свой подход как ответ на «чересчур сложный» GTD, адаптируя его под нужды обычных людей. Подтверждение эффективности: метод стал популярен благодаря широкому обсуждению в блогосфере и публикациям самого автора, а также отзывам людей, которым показался проще оригинального GTD .
Автор считает, что ZTD подходит большинству, кто не смог внедрить традиционный GTD из-за сложности.
Канбан Метод Канбан — это способ организации задач и процессов с помощью визуальной доски, разделённой на этапы работы, например «Надо сделать», «В процессе», «Готово»).
Каждая задача отображается в виде отдельной карточки или стикера и перемещается по этим этапам по мере выполнения. Этот подход позволяет отслеживать статус каждой задачи и общую загрузку, помогает не терять дела из виду и гибко реагировать на изменения.
Канбан подходит как для работы в команде, так и для индивидуального планирования, его легко адаптировать под любой вид деятельности.
Система даёт возможность видеть текущий прогресс, устранять «узкие места» и корректировать процесс «на ходу». Можно стартовать с бумажной или магнитно-маркерной доски, поделённой на три — семь колонок-этапов, или сразу использовать электронные сервисы (Trello, Yandex Tracker, Kaiten и пр.
). Автор метода: Канбан придумали в японской компании Toyota в 1959 году для оптимизации производственных процессов. В современном виде подход описал и систематизировал Дэвид Андерсен, который адаптировал его к управлению проектами и ИТ-среде в книге «Kanban» .
Подтверждение эффективности: метод широко применяется в разработке продуктов, ИТ-проектах, управлении командами и бизнес-процессах.
Благодаря наглядной визуализации и гибкости Канбан помогает видеть все процессы в реальном времени, своевременно выявлять и решать проблемы на этапах, эффективно распределять задачи между участниками.
Такой подход повышает прозрачность работы, снижает число забытых и зависших дел, способствует росту результативности команды. Zero Inbox Суть метода заключается в том, чтобы папка «Входящие» — электронная почта или любая другая точка сбора информации и задач — всегда оставалась пустой.
Для этого необходимо регулярно — хотя бы раз в день — разбирать все новые поступления, принимая по каждому из них одно из решений: выполнить, отложить, передать, ответить или удалить.
Главная задача — не прекращать разбор, пока не будет обработан каждый пункт. Автор метода: генеральный директор компании JotForm Айтекин Тэнк и Дэвид Аллен в своей книге «Как привести дела в порядок».
Подтверждение эффективности: метод широко распространён среди специалистов, работающих с большим объёмом входящей информации, особенно электронной перепиской.
Хорошо зарекомендовал себя для повышения эффективности и уменьшения чувства перегруженности. Fresh or Fried Идея такова: нужно распределять задачи по степени важности и сложности так, чтобы самые трудные и значимые дела выполнять в начале дня, когда мозг свежий и работоспособность максимальна.
Для этого вечером заранее составляют список дел на следующий день. В начале списка располагаются самые важные и сложные задачи, а менее значимые или приятные дела переносятся на вторую половину дня.
На следующий день необходимо строго придерживаться этого списка, а к вечеру составлять новый план на следующий день.
Автор метода: блогер Стефани Ли . Подтверждение эффективности: исследования когнитивных наук подтверждают , что утром после сна человек способен лучше концентрироваться и эффективнее решать сложные задачи, особенно это касается тех дел, которые возникли ранее: мозг ещё не устал, легче принимать решения и сохранять внимание.
Наиболее важные и сложные задачи проще и продуктивнее решать в этот период.
Это подтверждают как эмпирические наблюдения, так и опыт множества бизнес- и личностных тренеров. «Автофокус» Сначала нужно выписать все свои дела в список — абсолютно всё, что хочется когда-либо сделать.
Затем, когда появляется свободное время, вы медленно перечитываете этот список и прислушиваетесь к себе, останавливаясь на той задаче, которая вызывает эмоциональный отклик или интуитивный интерес в этот момент.
Эту задачу вы и выбираете для выполнения — работаете над ней столько, сколько хочется (или пока не закончите). Если задача завершена — вычёркиваете её из списка, если нет — переносите в конец. Такой подход позволяет ежедневно двигаться к целям, опираясь не на жёсткие приоритеты и дедлайны, а на внутреннюю мотивацию.
Например, у вас есть несколько творческих проектов. Записываете их названия в ежедневник.
Когда появляется время поработать, перечитываете перечень, чтобы почувствовать, к какому из проектов есть интерес сейчас. Именно над ним и работайте. После завершения задачи удаляете её из списка, а невыполненные переносите на потом.
Автор метода: Марк Форстер — британский писатель, эксперт по самоорганизации и личной эффективности, автор книги «Сделай это завтра» . Подтверждение эффективности: опытные пользователи отмечают снижение прокрастинации и больший внутренний комфорт при работе над проектами, особенно если нет жёстких внешних дедлайнов .
Матрица Эйзенхауэра Матрица Эйзенхауэра — инструмент, который помогает расставить приоритеты и организовать выполнение задач по важности и срочности.
Суть метода заключается в том, чтобы записать все свои дела, а затем распределить их на четыре группы: - важные и срочные; - важные, но несрочные; - срочные, но неважные; - неважные и несрочные.
Этот подход помогает визуально отделить действительно значимые задачи от менее приоритетных и принимать решения о делегировании или откладывании второстепенных дел.
Автор метода: считается, что основную идею матрицы сформулировал Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США, который был известен своим системным подходом к планированию времени. Впервые о матрице как инструменте для широкого круга людей написал Лотар Зайверт в 1984 году в книге «Ваше время — в ваших руках».
Позднее методику популяризировал Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей». Подтверждение эффективности: хотя нет документальных доказательств того, что сам Эйзенхауэр пользовался именно этой матрицей, какой мы её знаем, метод стал крайне популярен среди экспертов по повышению продуктивности благодаря простоте и наглядности.
Применение матрицы помогает определить, на что действительно стоит тратить время, а что можно вовсе не делать или делегировать.
Чаще всего матрицу советуют тем, кто сталкивается с перегрузкой задачами и не понимает, с чего начать выполнение или что можно отложить.
Система 4D Метод 4D — это простой, универсальный способ разобраться с задачами, когда список дел кажется слишком большим и вы не знаете, за что взяться.
Каждой задаче присваивается одно из четырёх действий: - сделать (Do); - делегировать (Delegate); - удалить (Delete); - отложить (Delay). Выбираете действие для каждой задачи и переходите к следующей, пока не проанализируете весь список.
Этот подход быстро помогает «расчистить» дела и уменьшить чувство перегруженности. Автор метода: Эдвард Рэй, консультант и мотивационный писатель.
Подтверждение эффективности: метод 4D активно используется в сферах тайм-менеджмента , о нём пишут эксперты по личной эффективности, а его принципы легли в основу многих современных приложений и курсов по организации времени.
«Хронометраж» Метод Глеба Архангельского предлагает разделять все задачи на три категории: - срочные, «горящие» задачи — их нельзя переносить, они отмечаются восклицательным знаком; - мелкие и неприятные или неважные дела — так называемые лягушки; - крупные многоэтапные задачи — «слоны».
«Лягушек» рекомендуется выполнять сразу, не откладывая. Сложные объёмные дела («слоны») нужно «разрезать» на более мелкие задачи («бифштексы») и постепенно их выполнять.
Такой подход помогает справляться с прокрастинацией , снижать уровень стресса и страх перед объёмной работой, а также позволяет продуктивно планировать дела на длительный срок.
Для применения этого метода автор создал специальный ежедневник, рассчитанный на три месяца. Автор метода: Глеб Архангельский — предприниматель и эксперт в области личной и бизнес-эффективности, автор книг по тайм-менеджменту и разработчик различных инструментов организации времени.
Написал книгу «Хронометраж: система персонального управленческого учёта» . Подтверждение эффективности: методика Глеба Архангельского работает для людей, склонных откладывать дела и испытывающих трудности с самоорганизацией.
Её эффективность подтверждена практикой: использование техник позволяет проще расставлять приоритеты, делает день более продуктивным и превращает выполнение задач в игровой процесс.
Система Тима Ферриса В основе метода лежат два главных принципа. Первый — принцип Парето, согласно которому 80% результатов достигаются за 20% времени.
Второй — закон Паркинсона, гласящий, что работа занимает всё отведённое ей время. Исходя из этого, автор предлагает не увеличивать количество рабочего времени, а, напротив, максимально концентрироваться на главных задачах в течение коротких, продуктивных периодов.
Это позволяет работать интенсивнее и эффективнее, уделяя остальные часы отдыху и рутине. Автор метода: Тимоти Феррис — эксперт по продуктивности, автор бестселлеров по самоуправлению и личной эффективности.
Например, книги «Как работать по 4 часа в неделю» . Подтверждение эффективности: метод был описан Тимоти Феррисом и подтверждён как личным опытом автора, так и многочисленными отзывами читателей его книг и последователей, которым удалось повысить продуктивность и лучше распределять рабочее время.
Обратная сторона тайм-менеджмента Тайм-менеджмент критикуют за несколько вещей.
🚩 Смещение фокуса с результата на процесс. Тайм-менеджмент часто превращается в самоцель: вместо выполнения действительно важных задач человек концентрируется на заполнении расписания и контроле времени, что приводит к хроническому чувству неуспевания и усиливает стресс.
🚩 Иллюзия продуктивности через перегрузку делами. Попытка впихнуть как можно больше задач в расписание не делает человека продуктивнее, а вызывает усталость и ощущение неэффективности, ведь настоящая продуктивность связана не с количеством выполненного, а с качеством и значимостью сделанного.
🚩 Забытый вопрос смыслов и интереса.
Тайм-менеджмент предлагает расписание и дедлайны, но если задача неинтересна или бессмысленна, мотивации мало. Фокус на «когда» заменить задачу лучше фокусом на «зачем» и «для чего это делать».
🚩 Жёсткость рамок и отсутствие гибкости. Строгое следование плану без учёта изменений и внутренних состояний ведёт к прокрастинации, отвлечениям и внутренней критике за «несоответствие», а не к вдохновению и творчеству.
🚩 Игнорирование приоритетов и смысловой иерархии. Без правильной расстановки важных и второстепенных задач человек теряет фокус и энергию на мелких, несущественных делах, так и не двигаясь к чему-то значимому.
🚩 Прокрастинация под видом деловой активности. Занятость не равно продуктивности: можно заполнить день деятельностью — отвечая на письма, переставляя цели по списку, и не приблизиться ни к одной настоящей цели.
🚩 Перегрузка и потеря баланса. Чрезмерное количество планируемых дел, отсутствие отдыха и времени на себя приводят к эмоциональному истощению и снижению эффективности – никакой тайм-менеджмент не работает при выгорании.
🚩 Навязывание универсальных инструментов. Попытки использовать чужие, не подходящие именно вам приложения, техники или шаблоны делают планирование сложным и даже мешают, если отвлекают от сути — выполнения реальной работы.
🚩 Потребность в анализе и корректировках. Тайм-менеджмент требует гибкости и пересмотра – без самоанализа не видно, что именно не работает, и человек повторяет одни и те же ошибки.
🚩 Пренебрежение индивидуальным ритмом и особенностями. Стандартные шаблоны тайм-менеджмента не учитывают различия в био- и психоритмах, что снижает вашу природную эффективность. Вместо тайм-менеджмента некоторые специалисты уже продвигают «фокус-менеджмент» .
Это идея, что нужно уделять внимание не автоматизации расписания, а настоящей работе с вниманием, пониманием своих приоритетов, осознанным выбором, когда и на что отвлекаться; поиском смысла и вовлечённости.
Советы и лайфхаки / типичные ошибки Вот дополнительные советы по применению тайм-менеджмента: Каждый день добавляйте к своим обычным делам хотя бы одну задачу, которая двигает вас к большой, важной для вас цели.
Планируйте посвятить этой задаче хотя бы час в день. Разбейте большую цель на маленькие — такие, которые реально выполнить за месяц.
Ставьте себе небольшие месячные цели и достигайте их, шаг за шагом двигаясь к более масштабным результатам. Выделяйте 5–10 минут в день на неприятные задачи: это убирает внутреннее сопротивление и помогает начать делать даже то, что откладывалось.
Пользуйтесь «правилом двух минут»: если на выполнение дела уходит меньше двух минут — сделайте его сразу и уберите из головы. Попробуйте способ «10 минут»: договоритесь с собой, что займётесь важным, но сложным делом всего 10 минут — часто этого достаточно, чтобы втянуться и продолжить.
Следуйте «правилу лягушки» от Брайена Трейси: каждое утро начинайте с самого неприятного и важного дела, чтобы день прошёл легче и с ощущением выполненного долга.
Четко планируйте только три часа рабочего дня для занятий задачами, требующими максимальной концентрации. Это связано с тем, что, по мнению Оливера Беркмана, автора книги «Четыре тысячи недель на всё.
Меньше планов — больше жизни» , человек способен эффективно работать сосредоточенно не дольше трёх-четырёх часов в день. Остальное время посвящайте менее требовательным делам, отдыху и восстановлению.
Чередуйте разные виды дел — это поможет оставаться продуктивным и не уставать от монотонности. Используйте онлайн-сервисы и приложения для автоматизации и упрощения бытовых, рабочих и рутинных задач.
В конце дня всегда анализируйте, что удалось сделать и почему что-то могло не получиться; ищите пути для улучшения. Для каждой задачи обязательно ставьте крайние сроки — это дисциплинирует и помогает грамотно распределять время.
Регулярно избавляйтесь от ненужных вещей и информации, чтобы не тратить время на поиски и не позволять хаосу мешать вам. Пересматривайте список задач хотя бы утром и при необходимости — вечером, потому что приоритеты быстро меняются.
Учитывайте уровень своей энергии в течение дня — планируйте самые сложные задачи на периоды максимального ресурса.
Делайте полезные перерывы для поддержания энергии: проветривайте рабочее место, делайте гимнастику, медитируйте. Подбирайте свой распорядок дня в соответствии с индивидуальными биоритмами — найдите лучшее время для сна, пробуждения и работы.
Эта статья — одна из тысяч в «Энциклопедии "Секрета фирмы"». В этом проекте мы простыми словами рассказываем о сложных терминах и явлениях. Посмотрите другие статьи «Энциклопедии» , чтобы лучше понимать мир, в котором мы живём.
Рубрика: Бизнес и Промышленность. Читать весь текст на secretmag.ru.